Getränkelieferanten: Checkliste für Zahlungsziele, Pfand und Wareneingang

Prüfen Sie die Konditionen eines Getränkelieferanten anhand einer festen Bestellgrundlage. Legen Sie gewünschte Getränke, Gebinde und Mengen fest, bevor Sie Angebote anfordern. Trennen Sie Warenpreis, Zahlungsziel, Pfand und Lieferabwicklung. Planen Sie zugleich, wer die Lieferung annimmt, die Ware untersucht und festgestellte Mängel an den Verkäufer meldet.

Vertragspartner und Bestellgrundlage prüfen

Beginnen Sie die Auswahl von Getränkelieferanten mit einer schriftlichen Bestellgrundlage. Benennen Sie die gewünschten Produkte und Verpackungen eindeutig. Fragen Sie mögliche Ersatzartikel gesondert ab, statt sie stillschweigend einzubeziehen. Lassen Sie außerdem festhalten, welches Unternehmen Vertragspartner werden soll und an wen Bestellungen und Rückfragen gehen.

Informationen zu bestimmten Unternehmen und Einsicht in Eintragungen und eingereichte Dokumente sind über das Gemeinsame Registerportal der Länder oder das Unternehmensregister möglich. Nutzen Sie eine solche Prüfung, um Angaben zum Vertragspartner abzugleichen. Dokumentieren Sie anschließend, mit welchem Unternehmen Sie die Bestellung und mögliche Rückfragen abstimmen wollen.

Trennen Sie bei Auswahl und Vertrag bestätigte Konditionen von offenen Fragen. Bitten Sie um eine schriftliche Antwort, wenn Bezugsgröße, Lieferumfang oder Abrechnung unklar bleiben. Rechnen Sie einen Rabatt oder Skontoabzug erst dann in Ihre Entscheidung ein, wenn Sie die zugehörigen Bedingungen geprüft haben und erfüllen können.

Leistungszeit und Zahlungsziel auseinanderhalten

Ist für eine Leistung weder eine Zeit bestimmt noch aus den Umständen zu entnehmen, kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen und der Schuldner sie sofort bewirken (§ 271 BGB). Halten Sie deshalb ausdrücklich fest, welche Termine für Lieferung und Zahlung vereinbart werden sollen.

Ist eine Leistungszeit bestimmt, kann der Gläubiger die Leistung im Zweifel nicht vor diesem Zeitpunkt verlangen, der Schuldner sie aber vorher bewirken (§ 271 BGB). Prüfen Sie daher auch, ob eine frühere Anlieferung zu Ihrer Warenannahme passt, und vereinbaren Sie gewünschte Zeitfenster ausdrücklich.

Eine Vereinbarung, nach der der Gläubiger eine Entgeltforderung erst mehr als 60 Tage nach Empfang der Gegenleistung verlangen kann, ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen wurde und im Hinblick auf die Belange des Gläubigers nicht grob unbillig ist (§ 271a BGB). Prüfen Sie solche Zahlungsziele gesondert vor Vertragsabschluss.

Bei Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, beträgt der Verzugszinssatz für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Der Gläubiger einer Entgeltforderung hat bei Verzug des Schuldners, wenn dieser kein Verbraucher ist, außerdem Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro. Berücksichtigen Sie diese Folgen bei Ihrer Zahlungsorganisation.

Pfand und Leergut getrennt erfassen

Das Mehrwegpfand ist im Gegensatz zum Einwegpfand nicht gesetzlich geregelt. Lassen Sie deshalb die vorgesehenen Pfandpositionen im Angebot eindeutig benennen. Fragen Sie zusätzlich nach der Zuordnung von Gebinden, der Dokumentation der Rückgabe und dem vereinbarten Verfahren für Gutschriften, statt nur einen Gesamtbetrag zu übernehmen.

Führen Sie bei Pfand und Abrechnung Warenwert, Pfandbelastung und Rückgaben in getrennten Positionen. Lassen Sie für jedes bestellte Gebinde den angesetzten Pfandbetrag bestätigen. Prüfen Sie außerdem, wie Rückgaben einer Lieferung zugeordnet werden sollen und wer Abweichungen zwischen Ihrem Rückgabenachweis und einer Gutschrift bearbeitet.

Anlieferung und Warenprüfung organisieren

Stimmen Sie die Logistik mit der geplanten Bestellung ab. Fragen Sie nach einem verbindlichen Liefertermin, einem vereinbarten Zeitfenster und dem vorgesehenen Übergabepunkt. Lassen Sie klären, wer die Entladung übernimmt und wie eine angekündigte Terminänderung mitgeteilt werden soll. Dokumentieren Sie diese Absprachen getrennt von den Zahlungsbedingungen.

Planen Sie Lagerung und Transport vom tatsächlichen Warenfluss aus. Benennen Sie einen Annahmeort und einen Bereich für die Untersuchung der Lieferung. Legen Sie fest, wer Lieferschein und Bestellung abgleicht. Fragen Sie zugleich ab, ob Leergut bei derselben Anlieferung zurückgegeben werden soll und welche Dokumentation dafür vereinbart wird.

Bei einem beiderseitigen Handelsgeschäft muss der Käufer die Ware unverzüglich nach Ablieferung untersuchen, soweit dies nach ordnungsmäßigem Geschäftsgang tunlich ist, und einen erkennbaren Mangel dem Verkäufer unverzüglich anzeigen (§ 377 HGB). Benennen Sie intern die Person, die diese Untersuchung übernimmt und eine erforderliche Anzeige veranlasst.

Unterlässt der Käufer die Anzeige, gilt die Ware als genehmigt, außer bei einem Mangel, der bei der Untersuchung nicht erkennbar war. Zeigt sich ein zunächst nicht erkennbarer Mangel später, muss die Anzeige unverzüglich nach dessen Entdeckung erfolgen. Dokumentieren Sie deshalb auch später festgestellte Mängel mit Bezug zur betroffenen Lieferung.

Checkliste vor der Bestellfreigabe

Prüfen Sie Lieferverträge für Getränke zusammen mit den angebotenen Konditionen und Ihrer internen Lieferplanung. Behandeln Sie eine offene Angabe als Rückfrage, nicht als bestätigte Zusage. Geben Sie die Bestellung erst frei, wenn die für Ihre Entscheidung maßgeblichen Punkte geklärt und die Zuständigkeiten im Betrieb festgelegt sind.

Bewahren Sie die bestätigten Konditionen zusammen mit der Bestellung auf. Ergänzen Sie später den Lieferschein, die dokumentierten Rückgaben und gegebenenfalls die Mängelanzeige. Vergleichen Sie die Rechnung mit diesen Unterlagen, statt allein den Endbetrag zu prüfen. So bleibt Ihre Entscheidung anhand der vereinbarten Positionen und der tatsächlichen Abwicklung nachvollziehbar.